展示会のブースで、スタッフが何を着ているか。地味に見えて、来場者の足の止まり方に効いてきます。
私服のままだと、誰が説明できる人なのか分からない。名札だけでは遠くから判別できません。揃いのウェアがあるだけで、通路からブースの人数と役割が読み取れるようになります。
とはいえ、展示会ごとにスタッフの人数は変わるし、会期は3日で終わる。大量に作っても仕方がない、というのが実際のところではないでしょうか。この記事では、展示会用のスタッフウェアをどう選び、どう手配するかを整理します。
展示会のスタッフウェアは何を選べばいい？
ポロシャツが最も無難です。通年で着られて、清潔感があり、どの業種でも浮きません。
ただし業種と来場者層によっては、他の選択肢のほうが合うこともあります。
ポロシャツが定番になる理由
襟があるぶん、Tシャツよりきちんとして見えます。それでいてシャツより動きやすい。ブースで立ちっぱなし、時に荷物を運ぶ、という展示会の実態に合っています。
素材は綿とポリエステルの混紡が扱いやすいところです。会場は空調が効いていても人が多く、意外と汗をかきます。ポリエステル比率が高いものは乾きが早く、3日間の会期でも扱いやすい。素材ごとの違いはポロシャツ生地の選び方にまとめています。
Tシャツやシャツを選ぶケース
BtoC寄りの展示会や、若い層が来場するイベントでは、Tシャツのほうが空気に合うことがあります。デザインの自由度も高く、ブースの世界観を作りやすい。
逆に、金融・医療・インフラ系の展示会では、襟付きシャツやジャケット着用が求められる場面もあります。会場の格に合わせる、という視点は持っておいたほうがいいでしょう。
エプロンという選択肢もあります。食品や日用品の展示会で試食・試用を伴う場合、上から羽織れるエプロンなら、スタッフの私服を選ばずに統一感が出せます。数量を読みにくい案件では、これが効くこともあります。
業種と来場者層から逆算する
決め方はシンプルで、「来場者が普段どんな服装で仕事をしているか」に寄せると外しません。
来場者がスーツばかりの展示会でTシャツだと浮きます。逆にクリエイター系の展示会できっちりしすぎると、話しかけづらい印象になる。ブースに立つ人の見た目は、それ自体がメッセージになります。
色選びも同じ考え方です。ブースの装飾と同系色でまとめると一体感が出ますが、スタッフが背景に溶けて見つけにくくなることがある。装飾が淡い色なら、ウェアは濃色にして人の輪郭を立たせたほうが機能します。
何枚用意すればいい？枚数の決め方
会期日数とスタッフ数から計算し、そこに予備を足します。多くの場合、必要数は10枚から30枚程度に収まります。
過不足が出やすいところなので、考え方を決めておくと楽になります。
会期日数とスタッフ数で計算する
基本は「スタッフ数 × 着替え回数」です。3日間の会期なら、1人2枚あれば回せます。連日同じものを着るのは、見た目にも衛生的にも避けたいところ。
シフト制で日によって人が入れ替わるなら、延べ人数ではなく最大同時在席数で数えます。ここを延べで数えると、大幅に作りすぎます。
ただし、同じ人が連日入るとは限らない点には注意が必要です。日替わりで別のスタッフが立つなら、その人数分は別に要ります。シフト表を先にもらっておくと計算が早くなります。
予備を見込んでおく
当日の飛び込み参加や、飲み物をこぼすといった事故は普通に起きます。本数の1割から2割、最低でも2枚は予備を確保しておくのが現実的です。
予備はサイズをMかLに寄せておくと、誰が着ることになっても対応しやすくなります。
サイズ展開はどう決めるか
全員のサイズを事前に聞くのが理想ですが、間に合わないことも多いはず。その場合はS・M・L・XLを一定比率で用意します。
ポロシャツはブランドによって同じLでも寸法が違います。実寸を確認せずに発注すると、当日「思ったより小さい」となりがちです。
レディースサイズを別に用意するかどうかも決めておきましょう。ユニセックスで統一するほうが管理は楽ですが、体格差が大きいチームだと着心地に差が出ます。どちらを優先するかはチームの構成しだいです。
ロゴの入れ方はどれを選ぶ？
刺繍、シルクプリント、DTFプリントが主な選択肢です。枚数とデザインの色数で決まります。
見た目の印象もそれぞれ違います。
刺繍｜きちんと見せたいとき
糸で縫うぶん立体感が出て、価格帯の高いウェアに見えます。左胸のワンポイントに社名やロゴを入れる、という使い方が定番です。
耐久性が高く、洗濯を繰り返しても劣化しにくい。展示会のたびに使い回す前提なら、刺繍が向いています。技法ごとの違いは刺繍の種類と選び方を参照してください。
シルクプリント｜枚数が多いとき
版を作って刷る方式です。版代がかかるぶん、枚数が増えるほど1枚あたりが下がります。
同じデザインで50枚、100枚と作るなら有力な選択肢になります。ただし色数だけ版が必要なので、フルカラーのデザインには向きません。
複数の展示会で同じデザインを使い回す予定があるなら、初回に版を作っておいて次回以降に流用する、という考え方もできます。版は保管期間が決まっていることが多いので、次回の予定があるなら発注時に伝えておくとよいでしょう。
DTF・カッティング転写｜小ロットや多色のとき
DTFプリントは版を使わず、フルカラーのデザインをそのまま出力できます。10枚程度でも単価が跳ね上がりにくいのが利点です。
カッティング転写は単色シートを切り抜いて圧着する方式で、社名やロゴの文字入れに向いています。方式ごとの比較はプリント手法の比較ガイドにまとめました。
展示会ウェアはいつまでに手配すればいい？
会期の3週間前には発注を終えておくのが安全です。デザイン確定から逆算すると、その1週間前には方向性が決まっている必要があります。
短納期にも対応できますが、条件があります。
逆算スケジュールの目安
| 時期 | やること |
|---|---|
| 会期6週間前 | アイテムと加工方法を決める |
| 会期5週間前 | デザイン確定・サイズ集計 |
| 会期3週間前 | 発注・入稿を完了 |
| 会期1週間前 | 納品・検品 |
このスケジュールなら、万一の刷り直しにも対応できます。イベント全体の準備手順はイベント用グッズの準備スケジュールも参考になります。
短納期で間に合わせる条件
日程が詰まっている場合でも、条件が揃えば対応できることがあります。
具体的には、在庫のあるボディを使うこと、加工方法を選ばないこと、そして入稿データが完成していること。この3つが揃っていれば、1週間程度でも動けるケースがあります。逆に、特殊なボディを取り寄せる場合は、そこで時間を使います。
会期直前の追加に備える
急な増員でサイズが足りない、という事態はよく起きます。
対策は2つ。ひとつは予備を厚めに持つこと。もうひとつは、同じボディの在庫状況を事前に確認しておくことです。同じ品番が確保できれば、追加分だけ後から加工できます。
注意したいのは、同じ品番でも生産ロットが違うと色味がわずかにずれることがある点です。並べて着ると分かる程度の差ですが、気になる案件なら最初にまとめて確保しておくのが確実です。
支援会社が代行するときに気をつけること
クライアントの規定確認と、数量変動への備えが中心になります。自社用に作るのとは、詰まるポイントが違います。
代行で入るときの注意点を挙げます。
クライアントのロゴ規定を先に確認する
企業によっては、ロゴの使用ルールが細かく決まっています。最小サイズ、余白、色指定、背景色との組み合わせ。
これを確認せずに進めると、刷り上がってから差し戻しになります。ロゴデータをもらう際に、使用規定（ブランドガイドライン）の有無もあわせて確認してください。入稿形式の注意点は入稿データの作り方にまとめています。
数量が動く前提で組む
展示会の準備では、スタッフの人数が直前まで確定しないことがよくあります。
このため、最低ロットが高い方式で組むと、数量変更のたびに見積もりが変わって手間が増えます。小ロットでも単価が跳ねない方式を選んでおくと、数量が動いても調整しやすくなります。
現物を一度確認しておく
色は画面と現物で必ず違います。特に、コーポレートカラーの指定が厳しいクライアントの場合、事前確認は入れておいたほうが安全です。
生地の色と糸・インクの相性でも見え方が変わります。初めて使うボディなら、サンプルを取り寄せる時間を見込んでおきましょう。
特に濃色のボディにプリントする場合、下地の白インクを敷くかどうかで発色がかなり変わります。指定色を厳密に合わせたい案件では、この工程の有無を先に確認しておいてください。
まとめ
展示会のスタッフウェアは、ポロシャツを基本に、来場者層に合わせて選ぶのが外しにくいやり方です。枚数は最大同時在席数から計算し、1割から2割の予備を足しておく。
ロゴの入れ方は、繰り返し使うなら刺繍、枚数が多いならシルクプリント、小ロットやフルカラーならDTFプリント。会期の3週間前に発注を終えるスケジュールで組めば、刷り直しにも耐えられます。
支援会社として代行する場合は、クライアントのロゴ規定確認と、数量が動く前提での方式選びがポイントになります。
BESTPLAYは京都の自社工場で、刺繍・シルクプリント・DTF・昇華転写・カッティング転写などの加工を内製しています。10枚から100枚程度の小ロットを国内生産で仕上げる体制です。対応できる加工と保有設備は対応可能加工に一覧で掲載しています。
展示会ごとに数量が変わる案件や、クライアント向けの手配代行についても相談を受け付けています。お問い合わせでは種別に「まずは情報収集がしたい」を選べるので、具体的な案件が決まる前の段階でも構いません（2営業日以内に返信）。
